Agent Administratif Polyvalent - Mairie de Chambourg sur Indre H/F - Communes

Assistant ou assistante de gestion administrative sous l'autorité de Monsieur le Maire et la responsabilité du secrétaire général de mairie.

1- Accueil, orientation et renseignement des usagers
- Accueillir le public et renseigner la population
- Analyser, gérer les demandes et orienter le public vers les services compétents
- Délivrer des documents et formulaires liés aux démarches administratives
- Réceptionner, traiter et diffuser de l'information
- Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier arrivé et assurer le départ du courrier
- Gérer les demandes et les attributions de logements

2- Gestion du cimetière et de l'état civil
- Instruire les dossiers d'état civil
- Rédiger les actes d'état civil
- Assurer la gestion des concessions du cimetière (attribution, tenue des registres ...)
- Gérer le recensement du citoyen

3- Gestion des actes administratifs
- Rédiger les arrêtés du Maire
- Assurer la gestion des actes administratifs (convocation, compte-rendu, délibérations ...)
- Saisir divers courriers et documents

4- Gestion du fichier électoral
- Assurer la tenue et le suivi les listes électorales
- Préparer les scrutins et assurer leur suivi

5- Gestion comptable (mandats et titres / fonctionnement)
- Assurer le suivi avec les fournisseurs et/ou organismes extérieurs
- Saisir les mandats et titres de fonctionnement (cantine / garderie ...)
- Réceptionner, traiter, vérifier et classer les pièces comptables

6- Gestion des locations des salles de La Tuilerie
- Assurer la gestion du planning des occupations des différentes salles
- Collaborer avec les services techniques (remises des clefs, états des lieux entrée / sortie ...)
- Rédiger les contrats, assurer leurs suivis et procéder aux facturations correspondantes

Missions ponctuelles
a) Remplacer le secrétaire de mairie en son absence
b) Recensement de la population

Titulaire du permis B souhaité

* Savoir-faire :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement d'une collectivité
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, reformuler les demandes
- Utilisation de logiciels de comptabilité et d'outils bureautique
- Techniques rédactionnelles administratives
- Formation d'officier d'État Civil
- Législation funéraire
- Connaissances des règles comptables
- Veille juridique et réglementaire
- Collaboration avec les services de l'Etat

* Savoir-être :
- Être courtoise et disponible
- Etre le garant de l'image du service public
- Etre claire et précise dans ses explications aux usagers
- Être à l'écoute
- Être pédagogue
- Etre capable d'initiatives et de réactivité dans la gestion des accueils
- Être discrète
- Être méthodique et organisée
- Faire preuve d'esprit d'équipe